Johtoryhmän kesäloma

15.06.2021

Top 5 -kesälomavinkit, joilla johtoryhmäläinen varmistaa sujuvan loman

Johtoryhmän jäsenet ovat aivan tuiki tavallisia ihmisiä. He eivät ole superihmisiä, jotka paahtavat työpäivästä toiseen, vaan myös he tarvitsevat lomaa ja palautumista. Johtoryhmätyöskentely on jo itsessään vaativaa, näin koronapandemia-aikoina jopa poikkeuksellisen vaativaa, joten kesälomasta kannattaa ottaa kaikki mahdollinen irti.

Ajallisesti johtoryhmän jäsenet työskentelevät pidempiä työtunteja kuin muissa tehtävissä olevat. Tämä tarkoittaa, että kesäloma voi olla se aika, jolloin pääsee maksamaan aikavelkaa perheelle ja läheisille.

Johtoryhmäläisillä on vastuu johtaa kokonaisuutta, miten asiat toimivat loman aikana ja sen jälkeen. Tähän blogitekstiin on kerätty vinkkejä, miten johtoryhmäläinen varmistaa sekä oman lomansa sujumisen että organisaation toiminnan loma-aikana.

Tee tilannekatsaus jo ennen lomaa

Yksi johtoryhmän keskeinen tehtävä on kokonaiskuvasta huolehtiminen. Siihen liittyy kuluvan vuoden tavoitteiden saavuttaminen ja sen seuraaminen. Ennen lomaa kannattaa tehdä tilannekatsaus/-analyysi, missä organisaatio oikeasti on näihin tavoitteisiin suhteuttaen.

Markkinat ovat nyt usealla toimialalla erinomaiset. Miten varmistetaan, että syksystä saadaan mahdollisimman hyvä? Jos taas toimialalla on ollut vaikeampaa ja vallitsevasta tilanteesta on kärsitty, niin miten takamatkaa saadaan kurottua kiinni?

Delegointi, vastuunanto ja luottamus

Kesälomasta huolimatta organisaatiossa on tiettyjä rutiineja, jotka pitää varmistaa soljuvan, vaikka itse olisit pois. Kuka esimerkiksi hyväksyy ja maksaa laskut? Jos itse olet poissa ja nämä ovat sinun vastuullasi, niin se tarkoittaa, että loma-aikana sinun täytyy olla koneella tiettyinä aikoina.

Siinä on erinomainen mahdollisuus oppia delegoimaan oman vastuualueen asioita joillekin muille. Monet johtoryhmäläiset huolehtivat omasta vastuualueesta myös loma-ajalla ja hoitavat töitä pari kertaa viikossa. Olisiko kuitenkin loma paikallaan ja arvokasta irrottautua kokonaan?

Joku alainen voi haluta ja pystyä hoitamaan johtoryhmäläisen vastuualueen tilapäisesti. Se voi olla myös hyvä paikka osoittaa arvostusta, että delegoi ja antaa vastuuta jollekin muulle. Johtajan yksi keskeisistä tehtävistä on tehdä itsensä tarpeettomaksi. Jos asiat eivät hoidu, kun itse on lomalla, niin on hyvä pohtia, kuinka hyvin on onnistunut tässä keskeisessä johtajan tehtävässä.

Valmistele jo ennen lomaa, että asiakkaat saavat palvelua

Jos johtoryhmäläinen haluaa varmistaa, ettei kesäloman aikana joudu olemaan jatkuvasti työsähköpostilla tai vastailemaan työpuheluihin ja -viesteihin, niin ennakkotyö kannattaa tehdä. Toimialasta riippuen kannattaa varmistaa, että asiakkaat saavat palvelua, kun he sitä tarvitsevat.

Ennakoi ja tiedosta asiakkaiden tarpeet ja palvelun jatkuvuus. Jos lähtee lomalle tilanteessa, jossa kaikki jää vähän levälleen, niin miten se tulee vaikuttamaan lomaan?

Asiakkaiden tarpeet voivat loma-aikaan olla vähäisempiä kuin tavallisesti, joten toiminnankin voi minimoida. Mutta asiakkailla voi olla tarvetta, joten sijaisuudet kannattaa varmistaa jo ennakkoon, että työt sujuvat organisaation alemmilla tasoilla.

Panosta jo ennakkoon, mitä tapahtuu kesäloman jälkeen

Suomalaisille heinäkuu on kaikkein vilkkain kesälomakuukausi. Syksyn alkaessa työntekijät palaavat lomiltaan työpaikalle ja muutama päivä menee pohtiessa, mitä nyt. Ottaa aikansa ennen kuin työntekijät pääsevät kiinni tavallisiin rutiineihinsa.

Johtoryhmäläisten kannattaa varmistaa jo ennen lomaa, että hommat lähtevät käyntiin välittömästi. Voiko se olla esimerkiksi jonkinlainen yhteinen kickoff, jonka avulla saadaan hyvä startti syksyyn, kun ihmiset ovat palanneet lomilta.

Heikko valmistelu lomalta paluulle näkyy erityisesti myyntiorganisaatioissa; erityisesti niissä, joissa myynti tapahtuu myyjän itsensä sopimien asiakastapaamisten kautta. Jos näissä organisaatioissa myyjillä on tyhjä elokuu, niin pari ensimmäistä viikkoa menevät pelkkiin asiakastapaamisten etsimiseen. Sitä kautta potentiaaliset myynnit menevät eteenpäin viikoilla

Mitä jos nämä tapaamiset olisikin sovittu jo ennen lomaa? Kalenterit ovat usein muillakin juuri silloin tyhjänä ja myyjät saavat ripeän käyntiinlähdön syksylle.

Huomioi etätyön vaikutukset

Monessa organisaatiossa ollaan oltu yli vuosi poikkeuksellisessa tilanteessa. Monissa ollaan oltu valtaosin etätöissä, mutta onneksi tunnelin päässä on valoa ja mahdollisesti syksyllä on jo erilainen tilanne. Jos syksyllä työntekijät palaavat työpaikalle, niin se on aivan mieletön mahdollisuus muutokseen.

Mitkä ovat ne opit ja hyödyt, jotka etätyöskentelystä on saatu? Mitkä ovat ne asiat, joita työpaikalle paluu mahdollistaa? Jotkut ovat kaivanneet yhteisöllisyyttä, jotkut taas ovat loistaneet etätöissä. Näiden kahden ympärille voi luoda tasapainon. Linjaa tämä jo ennen lomaa ja tee selväksi koko organisaatiolle. Kannattaa tehdä selkeät pelisäännöt, koska riskinä on, että alemmat esihenkilöt antavat muuten omat linjauksensa, jotka voivat olla ristiriidassa johtoryhmän suunnitelmien kanssa.

Työpaikoilla ollaan tehty hirmuisia digiloikkia. Esimerkiksi myyntityössä on voinut olla aiemmin keskiössä fyysinen kontakti asiakkaiden kanssa ja jatkuva autolla ajaminen. Etätyöskentelyn kautta ollaan opittu tehokkaampia työtapoja, kuten Teams-palavereita asiakkaan kanssa sen sijaan, että tarvitsee ajaa sata kilometriä yhden puolen tunnin tapaamisen vuoksi.

Toisaalta jotkut myyjät kaipaavat juuri tätä hands on -työskentelyä, jossa päästään tapaamaan ihmisiä ja juttelemaan kasvokkain. Vanhaan ei kuitenkaan välttämättä kannata palata täysin. Jos johto ei ole tarkkana, niin uusia taitoja, jotka ovat tehokkaampia, ei välttämättä hyödynnetä kokonaan.

Kirjoittaja
Pasi Kouva