fbpx

Kahdessa viikossa on koko maailma myllertynyt ja uudet työskentelyn tavat on pakosta muuttuneet. Kuka olisi arvannut ja kuka olisi tähän osannut varautua? Onneksi ihmiset ovat olleet kekseliäitä. Uusi normaali alkaa muokkautua – mutta osa on hukassa, osa esimiehistä on kadottanut tiiminsä ja osa työyhteisönsä. Hyvä uutinen etäorganisaatioilta on, että etäläsnäolo voi olla jopa vaikuttavampaa, persoonallisempaa ja intensiivisempää kuin työskentely samassa osoitteessa. Moni organisaatio toimi kokonaan etänä jo ennen koronakriisiä ja nyt on hyvä kuulla muutama vinkki, miten ja millaisilla työkaluilla johtamisen etänä saa onnistumaan.

Ohjeet kuuluvat: Pyri kontaktiin, kommunikoi reaaliajassa ja hyödynnä useita työkaluja samanaikaisesti. Etänä kommunikointi ei tapahdu spontaanisti, siksi se täytyy suunnitella. Pitää miettiä, kuinka, mitä ja koska kommunikoit ja kenelle. On pohdittava myös, kuinka organisoit erilaiset kommunikoinnin tarpeet, suorat kontaktit, kokoukset, kahdenväliset, muodolliset ja epämuodolliset kohtaamiset. Selkeyttä tarvitaan, siksi kommunikoi tavoitteet ja seuraa edistymistä. On myös tärkeä rakentaa yhteenkuuluvuutta ja siihen tarvitaan muutakin kuin virallinen keskustelu. Virtuaaliset kahvitauot tuovat iloa elämään ja inhimillisyyttä työyhteisöön.

Kahdessa viikossa monet organisaatiot ovat aktivoineet etätyökaluja heti kotitoimistoon siirtymisen myötä. Tehokas yhdessä tekeminen syntyy kuitenkin monen välineen yhdistelmällä ja yhtäaikaisella käytöllä. Ohessa viiden työkalun yhdistelmä, jonka avulla pääsee pitkälle:

1. Tärkeä työvälineet etätyöskentelyyn on helppokäyttöinen videoneuvottelutyökalu, joka mahdollistaa isojen ja pienien ryhmien kokoukset ja keskustelut. Kannattaa ottaa käyttöön sovellus, jossa näet kaikki keskuteluun osallistujat. Kamera on siis välttämätön, sillä ymmärtääksemme toisiamme tarvitsemme tulkintamme avuksi nähdän keskustelukumppaneittemme reaktiot, kasvonilmeet ja vartalonasennon. Videotervehdykset ja webinaarit auttavat tiedonvälityksessä ja viikon rytmittämisessä – Hyviä työkaluja ovat mm. Zoom, Google Hangouts, Skype ja Teams. Whatsapp toimii hyvin kahden ja kolmenvälisiin tapaamisiin. Helppokäyttöisyys on valttia.

2. Materiaalien työstämistä varten tarvitaan yhteiskäyttöisiä alustoja, jossa ryhmät ja tiimit voivat työskennellä samanaikaisesti. Paitsi, että ihmiset voivat työskennellä yhdessä ja työstö nopeutuu, turhautuminen vähenee, kun samasta asiasta ei ole liikkeelle monia eri versioita. Hyviä työkaluja ovat pilvipohjaiset Googlen G Suite, Microsoft Teams, tai vastaavat. Ideointiin sopii valkotaulutyyppinen Google Jambord, jossa yhdessä voi piirtää ja siirrellä post-it-lappuja.

3. Pikaviestimet on suunniteltu nopeaan ajatusten vaihtoon. Pikainen kysymys, huomio tai tarkastus toimii erinomaisesti chat-ryhmässä. Hyviä työkaluja ovat esimerkiksi Teams, Slack ja vastaavat. Teams ja Slack on suunniteltu toimimaan muiden sähköisten viestimien kanssa ja niissä voit helposti liittää viestiisi tiedostoja tai kohdentaa viestejäsi haluamillesi ihmisille tai ryhmille. On hyvä muistaa, että vaikka pikaviestin on pikainen, se ei kuitenkaan vaadi välitöntä vastaamista ja keskittämistä. On hyvä muistaa myös, ettei pikaviestimillä kannata vältellä syvällisiä viestejä, sillä kirjoittamalla väärinymmärryksiä syntyy helposti. Ota mieluummin videoyhteys ja puhu asiat silmästä silmään videoyhteyden avulla.

4. Hyvä ja intuitiivinen projektinhallintatyökalu auttaa työnjaossa ja etenemisen seurannassa. Etänä on tärkeää kommunikoida selkeästi tavoitteet ja määrittää kullekin tehtävälle omistaja, jotta jokainen tietää kuka vastaa, jonkin osa-alueen valmistumisesta ja ketkä osatehtävien etenemisestä. Työkalu auttaa kaikkia pysymään kartalla ja hahmottaa kokonaisuutta. Esim. Monday, Trello ja moni muu. Yksinkertaisimmillaan päivittäistyötä voi ohjailla vaikka Jambordilla ja post-it-lapuilla.

5. Ohjeita ja osaamista koordinoimaan tarvitaan myös etävalmennuksen alusta, joka mahdollistaa ohjeet, osaamisen kehittämisen niin perehdyttämisestä syvälliseen tuote ja tekniseen osaamiseen. Kotimaisista mainittakoon Claned ja isoista kansainvälistä esimerkiksi Docebo, Intellum ja monet muut. Tärkeää on helppokäyttöisyys ja ylipäätään näiden käyttöönotto.

Johtajuutta kaivataan ja tarvitaan. Johtajilta vaaditaan rohkeutta ja heittäytymistä, jotta työyhteisöt voisivat nopeasti omaksua uudet työtavat. Kannattaa nähdä vaivaa, että työyhteisö tuntee itsensä mukavaksi teknologisten työvälineiden käyttöönotossa ja käytössä. Tukea, valmennusta ja mentorointia kannattaa olla tarjolla alhaisella kynnyksellä. Varsinkin nuoret ovat usein tottuneita sähköisten vuorovaikutteisten välineiden käyttäjiä. Hyödynnä heitä suunnittelussa ja mentoroinnissa. Tarvitsette tiiminä samankaltaista plastisuutta, ennakkoluulottomuutta ja uteliaisuutta kuin opettajat ja koululaiset, jotka ovat kertarysäyksellä siirtäneet koko koulunkäynnin joko läppärille tai kännykkään. Varsinkin nuoret eivät näytä olevan siitä moksiskaan.


Susanna Rahkamo johtaa globaalia kehittämisyksikköä kansainvälisessä organisaatiossa ja kolmea etätiimiä. Hän toimii myös johtamisvalmentajana.