Tehokas vai kiireinen? Työntekijän ajanhallinta

08.05.2019

Onko sinulla jatkuva kiire? Puhutko jatkuvasti siitä, että sinulla on kiire? Syystä tai toisesta monissa työyhteisöissä on vallallaan uskomus, että työt loppuvat tekemällä ja kiireettömällä ei ole tarpeeksi töitä. Kiireellisen työ on jatkuvaa tulipalojen sammuttamista.

Vastakohtana on työntekijä, joka on työtehtävineen tasapainossa. Hän keskittyy tärkeisiin työtehtäviin, jotka ovat oleellisia hänen työnkuvalleen ja hänellä on selkeät tavoitteet, joiden eteen hän työskentelee. Hän ei puhu kiireestä, koska kiire on vain korvien välissä oleva tunne.

Mihin asioihin sinun tulisi keskittyä, jotta olisit mahdollisimman tehokas työntekijä?

MIT: Tärkeät työtehtävät

MIT-metodin (Most Important Tasks) avulla tunnistat, että mitkä työtehtäväsi ovat tärkeämpiä kuin toiset. Jos sinulla on pelkkä lista asioista, joita sinun pitää tehdä, niin sinulla on käsissä sillisalaatti tärkeitä ja vähemmän tärkeitä työtehtäviä.

Käytä muutama minuutti työpäiväsi alussa tunnistaaksesi kahdesta kolmeen MIT:tä, jotka sinun tulee saada tehdyksi työpäivän päätteeksi. Kun tunnistat tärkeät työtehtäväsi, niin ne on helpompi tehdä prioriteetiksi.

Käytä 80/20-sääntöä

Italialaisen yhteiskuntatieteilijä Vilfredo Pareton kehittämän Pareton periaatteen mukaisesti missä tahansa ilmiössä 80% seurauksista johtuu 20%:sta syistä.

Ollaksesi mahdollisimman tehokas tunnista 20% työstäsi, joka on kaikkein tärkeintä. Tämän jälkeen pyri löytämään loput 80% ja leikkaamaan ne omasta kalenteristasi, jotta pääset keskittymään asioihin, joilla on suurin vaikutus.

Syvenny työhösi

Meillä jokaisella on työtehtäviä, jotka onnistuvat miltei silmät kiinni. Mutta meillä jokaisella on myös työtehtäviä, jotka ovat niin vaikeita, että niihin pistää keskittyä. Ja keskittyä syvästi.

Professori Cal Newport kirjoittaa ”Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” syvän työn harvinaisuudesta ja merkityksestä taitona.

Muutama vinkki syvään työhön:

• Sisällytä syvää työtä kalenteriisi: Sisällytä sitä myös samaan aikaan joka päivä, jotta siitä tulee tapa.
• Tylsisty: Tylsyys vie meidät alttiiksi häiriötekijöille. Vältä sosiaalisen median käyttöä näinä hetkinä ja nauti tylsyydestä.
• Ole vaikeammin tavoitettava: Sähköpostit ja muut häiriötekijät voivat vähentyä, kun pyydät sinua tavoittelevia ihmisiä tekemään taustatyönsä. Pyydä ihmisiä tekemään taustatyötä ennen sinulta kysymistä.
• Tiedosta työtapasi: Työskenteletkö parhaiten omassa rauhassa tai paineen alla? Tiedosta, että milloin olet tehokkaimmallasi.