Millainen on moderni kehityskeskustelu?

10.08.2020

Moderni kehityskeskustelu kulkee linjassa nykyaikaisen johtamisen kanssa eli perustuu valmentavaan johtamiseen, jossa esimiehen pääasiallinen tehtävä on alaistensa kehittäminen, kasvattaminen ja heidän auttaminen pohjimmaisen potentiaalinsa saavuttamiseen. Kehityskeskustelu ei ole ainoastaan esimiehen palautteenantoa, vaan esimiehen ja työntekijän välinen dialogi.

Kehityskeskustelu on jossain vaiheessa tuomittu muinaisreliikiksi, vanhanaikaiseksi työkaluksi vuosituhannen toiselta puolelta. Kehityskeskustelu on kuitenkin johtamisen työkalu, jota voi käyttää joko huonosti tai hyvin, hyödyllisesti tai haitallisesti. Kehityskeskustelut eivät ole pelkkää työntekijän suorittamisen johtamista, vaan myös motivaation ja merkityksellisyyden johtamista.

Kehityskeskustelun perimmäinen tavoite on jo sen nimessä: kehittyminen.

Laadukas kehityskeskustelu on molempien osapuolien voitto

Työntekijät ovat organisaation tärkein resurssi. Pelkkä hyvin työntekijän rekrytoiminen ja palkkaaminen ei riitä, vaan työntekijän tulee kehittyä työssään ja mahdollisesti myös edetä organisaatiossa kykyjensä kehittyessä.

Kehityskeskustelu on tärkeässä roolissa tuottavuuden ja työhyvinvoinnin parantamisessa. Niiden idea on olla rakentava vuoropuhelu työntekijän ja esimiehen välillä. Yksi päällimmäisistä tavoitteista on yksinkertaisesti tuoda jonkinlaista hyötyä sekä työntekijälle että organisaatiolle.

Kehityskeskusteluissa käydään lävitse menneisyyttä, mutta pääpaino on tulevaisuudessa: Mitkä ovat tavoitteet eteenpäin mennessä? Miten ne tavoitteet voidaan saavuttaa? Mikä on työntekijän motivaatiotaso? Missä hän haluaa kehittyä?

Kun työntekijä kehittyy, se kääntyy koko organisaation voimavaraksi. Kehityskeskusteluiden kautta löydetään työntekijän vahvuudet, joiden ympärille hänen ammattitaitonsa pohja rakentuu ja joita hänen kannattaa entisestään vahvistaa. Mutta kehityskeskusteluiden kautta löydetään myös ne heikkoudet eli kehityskohteet, joita parantamalla hänen motivaationsa ja oppimishalunsa säilyvät.

Liian usein esimiehet ajattelevat, että kehityskeskustelut ovat silkkaa ajanhukkaa. Ne ovat ajanhukkaa pelkästään, jos ne toteutetaan huonosti. Parhaimmassa tapauksessa kehityskeskusteluiden kautta voit saada kaikista enemmän irti. Alisuorittajat voivat nousta oikealle tasolleen, hyvät työntekijät kehittyvät ennestään ja tähdet pääsevät tuikkimaan parhaaseen mahdolliseen potentiaaliinsa.

Millainen on hyvä kehityskeskustelu?

Ensimmäinen askel on pohtia, miksi kehityskeskustelu ylipäätänsä pidetään? Jotkut organisaatiot pitävät kehityskeskusteluista, koska se on työelämän normi ja kaikki muutkin pitävät. Toiset taas, että heillä on tallessa jonkinlainen dokumentti työntekijästä ja hänen tavoitteistaan.

Menestyvät organisaatiot ymmärtävät liittää kehityskeskustelut heidän suorituskyvyn johtamiseen prosessiin ja strategiaan. He käyttävät kehityskeskustelua sitouttamiseen, innostamiseen ja työntekijöidensä kehittämiseen.

Yksittäisen työntekijän on miltei mahdoton arvioida omaa suoritustaan ja työtään aidon objektiivisesti. Hyvä kehityskeskustelu tarjoaa palautetta, arvioi tuottavuutta ja innostaa uudistumaan. Jos haluttuihin tuloksiin ei päästä, niin hyvässä kehityskeskustelussa käydään lävitse, mitä voidaan tehdä, jotta halutulle tasolle päästään.

Tavoite selkeäksi

Varsinkin nuorempien sukupolvien kanssa kannattaa olla tarkkana, että he tietävät, minkä takia kehityskeskustelu pidetään ja mitkä ovat sen tavoitteet. Ensimmäisessä työpaikassa jokainen on vähän ulkona, miksi näin tehdään, mutta myös nuoremmassa sukupolvessa on paljon pätkä- ja etätöitä tehneitä, joille ei välttämättä ole koskaan pidetty kehityskeskustelua.

Kehityskeskustelun tavoite ei voi olla pelkkä palaute suoritetusta työstä, vaan sanansa mukaisesti kehittyminen.

Tavoitteen tulee olla linjassa organisaation strategian mukaisesti. Todennäköisesti se on henkilöstön tuottavuuden ja työhyvinvoinnin kehittäminen. Yksittäistä työntekijää ajatellen on tärkeä pohtia ja asettaa tavoite pohtien vaikka näitä kysymyksiä:

Onko työntekijä motivoitunut tekemään töitä?
Minkälaiset työtehtävät häntä kiinnostavat eniten?
Mitkä ovat hänen vahvuutensa?
Missä on taas parantamisen varaa?
Mitkä ovat työntekijän tulevaisuuden tavoitteet ja miten voit tukea niitä?

Valmistaudu, mutta älä liialti

Hyödyllinen kehityskeskustelu vaatii sekä esimieheltä että työntekijältä valmistautumista etukäteen. Molempien osapuolien kannattaa pohtia etukäteen tärkeimmät asiat, jotka vaikuttavat työhön, organisaatioon ja molempien tavoitteisiin.

Valmistautuminen voi kuitenkin mennä ylitse, jossa luetellaan vain asioita ilman aitoa dialogia. Kannattaa löytää kultainen keskitie valmistautumisen ja spontaaniuden väliltä, jotta keskustelu on aidosti rehellistä.

Kannattaa ennemminkin keksiä kehityskeskustelulle raamit kuin käsikirjoitus.

Yksilöllinen räätälöinti

Olemme jokainen erilainen omine vahvuuksineen, heikkouksineen ja persoonallisuuspiirteinemme. Moderni kehityskeskustelu on suunniteltu ja järjestetty huomioiden yksilön henkilökohtaisia tarpeita. Erilaisilla ihmisillä, mutta myös erilaisilla työtehtävillä, on toisistaan eroavia vaatimuksia.

Rento ekstrovertti voi vaikka päivittäin käsitellä ohimennen esimiehensä kanssa monia asioita, jotka hiljaisempien kanssa jäävät kehityskeskusteluihin. Näiden kahden ääripään kehityskeskustelut voivat olla hyvinkin erilaisia.

Toisena esimerkkinä spontaanisti töitä tekevä ideoija taas voi kokea ennakkotehtävät raskaaksi palaksi, kun taas stereotyyppinen insinööriluonne voi rakastaa tarkasti pohdittuja ennakkotehtäviä, joiden kautta hän voi prosessoida, täyttää Excel-taulukkoja ja mittaroida omaa toimintaansa.

Hyvä työkalu persoonallisuuserojen profilointiin on Work Place Big Five, joka on laajasti tutkittu ja hyväksytty väline persoonallisuuserojen tunnistamiseen.

Aito dialogi vaatii luottamusta

Moderni kehityskeskustelu ei ole esimiehen monologi eli yksisuuntainen puheenvuoro ja palautteenantotapahtuma. Toimivassa kehityskeskustelussa molemmat avaavat suunsa, jakavat ajatuksiaan ja ehdotuksiaan avoimesti.

Tällaiselle aidolle dialogille on ominaista, ettei palautteensaaminen jää pelkästään alaiseen, vaan alaisella on myös mahdollisuus antaa palautetta esimiehelleen ja hänellä on tilaisuus kehittyä. Aito dialogi vaatii jo ennestään valmentavaa johtamista, jonka kautta on rakennettu pitkäaikainen luottamus, jotta rehellinen dialogi on mahdollista.

Katse vahvasti tulevaisuuteen

Kehityskeskustelussa on hyvä muistaa 80/20-sääntö, jossa 20% kehityskeskustelusta katsoo menneisyyteen ja mittaa tuloksia, jotka ovat jo takanapäin. Kaikkein vahvin fokus eli 80% kannattaa olla tulevaisuudessa.

Kehityskeskustelun yksi pohjimmaisista syistä on toimia uudistuksen sytykkeenä. Onnistunut kehityskeskustelu luo työntekijälle kunnianhimoisen tavoitetason, joka on saavutettavissa, jos hän systemaattisesti pyrkii kehittämään itseään sille tasolle.

Mikä on sopiva paikka kehityskeskustelulle?

Kaikkein tärkeintä on löytää hiljainen, rauhallinen ja äänieristetty tila, jossa voi keskustella avoimesti ja luottamuksellisesti ilman, että kolmannen osapuolet pääsevät häiritsemään. Luovuuden voi silti päästä kukkimaan pohtimalla näitä:

Voisiko kehityskeskustelun pitää toimiston ulkopuolella?
Mahdollistaisiko se laadukkaamman ja luottamuksellisemman keskustelun?
Voitko kysyä alaiselta, mikä olisi sopiva paikka kehityskeskustelulle?

Nykyään kehityskeskusteluita pidetään myös etänä, koska työntekijän ja esimiehen fyysinen etäisyys voi olla isokin. Virtuaalisissa kehityskeskusteluissa on ensisijaisen tärkeää, että kamerat ovat päällä, jotta pystytte näkemään toistenne ilmeet, eleet ja lukemaan tunnetiloja.

Haluatko kehittää henkilökohtaisia johtamistaitoja?
Hyvä johtaminen 1.0 -valmennusohjelma käynnistyy seuraavan kerran etänä 21.4.

Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan.

Kehityskeskustelu johtamispalveluna

Hyvä esimies ei ole pelkästään käskijä, vaan kokonaisvaltainen valmentaja, joka pystyy tukemaan alaisiaan kaikilla elämän osa-alueilla. Tärkein lähtökohta on ihmisten arvostaminen, aito kiinnostus heistä yksilöinä sekä luottamuksen rakentaminen. Hyvä esimies ei johda pelkästään työsuoritusta, ajankäyttöä tai työhyvinvointia; hän ei ole pelkästään parisuhdeterapeutti tai unelmien kirkasta, vaan kaikkea tätä ja siltä väliltä.

Kokonaisvaltainen johtaminen

Pentti Sydänmaanlakan luoman älykkään itsensä johtamisen mallin mukaisesti kaikki johtaminen lähtee itsensä johtamisesta. Hyvä johtaja on oman yrityksensä, Oy Minä Ab:n toimitusjohtaja. Hyvä johtaja osaa valmentaa alaisiaan näillä jokaisella osa-alueella, jotka ovat:

Fyysinen kunto: Ravinto, uni, liikunta
Psyykkinen kunto: Energisyys ja oppiminen, positiivisuus, havaitseminen, päätöksenteko
Ammatillinen kunto: Tavoitteet, osaaminen, palaute ja kehittyminen
Henkinen kunto: Arvot, henkiset virikkeet, tarkoitus ja tavoitteet
Sosiaalinen kunto: vuorovaikutus, ystävät ja harrastukset, parisuhde ja lapset

Nämä kaikki tulee olla tasapainossa, jotta ihminen kykenee uudistumaan. Uudistumiskunto vaatii jatkuvaa itsetuntemuksen kehittämistä, itseluottamusta sekä itsereflektiota.

Käy lukemassa lisää: Älykäs itsensä johtaminen ja hyvinvointi: Miten pitää hyvää huolta yksilön ja organisaation hyvinvoinnista

Valmentava johtaminen

Valmentava johtaminen on yksinkertaisimmillaan sitä, että johtaja pistää yksilön itse oivaltamaan, ajattelemaan ja viemään käytäntöön asioita. Valmentaja johtaja on mahdollistaja, joka antaa palautetta ja tukea, jotta alaiset kehittyvät ja löytävät itselleen parhaan mahdollisen tavan toimia.

Top 5 vinkit kehityskeskusteluihin

Kirkasta kehityskeskustelun tavoite! Esimiehellä ja alaisella kannattaa olla yhteinen ymmärrys, mikä on pohjimmainen syy kehityskeskustelun pitämiselle.
Yksilöllistä kehityskeskustelu! Kehityskeskustelu kannattaa suunnitella jokaista yksilöä ajatellen.
Vältä monologia, pyri dialogiin! Tavoitteena on, että molemmat osapuolet kehittyvät.
80/20-sääntö! Keskitä valtaosa kehityskeskustelusta tulevaisuuteen.
Rakenna luottamusta jokapäiväisellä tekemisellä. Ilman luottamusta kehityskeskustelu jää pinnalliselle tasolle.

Kirjoittajat ja lisätietoa:
Sanna Vähänen
Henri Karjula

Lähteet:

O’Donnell, M. P. (2007). Psychologically healthy workplaces. American Journal of Health Promotion, 21, (3), iv.
Aarnikoivu, H (2010). Aidosti hyödyllinen kehityskeskustelu. WSOY.
Sydänmaanlakka, P (2006). Älykäs itsensä johtaminen. Talentum.