Muutosneuvottelut ihmisläheisellä otteella
08.12.2022
Muutosneuvotteluissakin voi olla ihmisläheinen ja inhimillinen.
Muutosneuvottelut ovat esihenkilötyön yksi vaikeimmista tilanteista. Etenkin kun tuotannollisista ja taloudellisista syistä joudutaan lomauttamaan tai vähentämään henkilöstöä. Miten huolehdin riittävästä viestinnästä ja kohtaamisesta epävarmuudessa olevien työntekijöiden kanssa? Miten hoidan edessä olevat keskustelut työntekijöiden kanssa ammattimaisesti? Miten varaudun mahdollisiin tunnereaktioihin? Mikä on meidän yhteinen toimintatapa ja viesti muutosneuvotteluissa? Miten huolehdin työntekijöiden ja omasta jaksamisesta? Miten saan taas uuden tiimin voimistumaan ja innostumaan työstä neuvottelujen jälkeen?
Esihenkilön rooli ja odotukset muutosneuvottelujen aikana
Esihenkilöihin kohdistuu monia odotuksia muutosneuvottelujen käynnistyessä. Työntekijät odottavasti esihenkilöltään korostuneesti objektiivisuutta, oikeudenmukaisuutta, ammattimaisuutta ja inhimillisyyttä. Esihenkilöltä odotetaan tiedottamista ja viestimistä muutosneuvottelujen aikana ja etenkin päätöksen kertomista neuvottelujen päätyttyä. Esihenkilö on myös ymmärtäjä, tunteiden vastaanottaja, reaktioiden tunnistaja, kuuntelija ja ammatillisen itsetunnon tukija. Hän on myös liiketoiminnan jatkuvuuden varmistaja, joka pyrkii ylläpitämään päivittäisen työnteon ja tavoitteiden aikaansaannin. Odotuksia tulee myös ylemmältä johdolta. Moni ensimmäistä kertaa muutosneuvotteluissa mukana oleva esihenkilö kokee epävarmuutta ja haasteita odotusten ristipaineessa.
Miten valmistautua keskusteluun?
Esihenkilöiden epävarmuutta voidaan helpottaa valmistautumalla tuleviin yksilökeskusteluihin yhdessä esihenkilöiden ja johdon kanssa. On tärkeää varmistaa, että jokainen pystyy sanoittamaan selvästi ja ytimekkäästi työntekijöilleen, miksi me olemme tässä tilanteessa. Keskustelun harjoittelu ja sanoittaminen ja työntekijöiden tyypillisten kysymyksiin vastaamisen pohtiminen etukäteen tuo varmuutta ja rauhaa esihenkilöille. On tärkeää valmistautua vaativaan keskusteluun huolella. Silloin esihenkilö pystyy keskittymään työntekijän tunnereaktioiden huomioimiseen ja inhimilliseen, kuuntelevaan keskusteluun. Läsnäolo ja kuuntelu on esihenkilön paras työkalu näissäkin keskusteluissa.
On hyvä muistaa ja hyväksyä, ettei ole täydellistä tapaa hoitaa muutostilanne. Tilanne luontaisesti aiheuttaa myös negatiivisia tunteita, vaikka esihenkilö on läsnäoleva ja empaattinen työntekijöitä kohtaan. Jokainen on silti vastuussa omien tunteiden käsittelystä ja pettymysten lieventämisestä. Siinä esihenkilö voi toki olla erinomaisena tukena.
Omista voimavaroista huolehtiminen
Omasta jaksamisesta huolehtiminen on muutosneuvotteluajan kulmakivi, niin työntekijöillä kuin esihenkilöillä. Vinkit omien voimavarojen ylläpitämiseen:
Tunnista, millaisia tunteita tilanne herättää ja erityisesti mikä haastaa ja pelottaa? Hyväksy negatiivisetkin tunteet ja ymmärrä niiden viesti.
- Varmista, että sinulla on riittävästi tietoa ja taustatukea saatavilla
- Valmistaudu huolella ja tiedolla tuleviin keskusteluihin, näin saat varmuutta keskustelutilanteeseen ja pystyt olemaan vahvemmin läsnä työntekijää kuunnellen.
- Huolehdi omasta palautumisesta ja arjen rutiineista: mitkä asiat arjessa antavat sinulle voimavaroja? Pidä niistä kiinni.
Mistä energia ja toiveikkuus muutosneuvottelujen jälkeen?
Tilanne ravisuttaa sekä niitä, joiden työsuhde päättyy että niitä, joiden työt jatkuvat.
Lähtevien tarpeita ovat:
- Ymmärtää syyt, miksi ollaan jouduttu tähän tilanteeseen
- Mahdollisuus kertoa ajatuksia ja tunteita
- Toisten arvostus ja tuki tilanteessa
- Katse uusia mahdollisuuksia kohti
Työssä jatkavien mielessä olevia kysymyksiä ovat:
- Miksi minä sain jäädä, miksi kollegan piti lähteä?
- Miten suhtautua lähteviin? Mitä sanoa heille?
- Miten me selvitään vähemmällä porukalla jatkossa?
- Voinko luottaa yritykseen jatkossa?
Uudella kokoonpanolla jatkavan tiimin luottamus ja energiataso ovat todennäköisesti kohdanneet kolauksen. On tarve suunnata katse eteenpäin, rakentaa käytännön toimilla yhteishenkeä ja toisten auttamista sekä selkeyttää yhteisiä tavoitteita ja toimintatapoja.
Kirjoittaja:
Sanna Hurme
Kirjoittaja on Hälsan esihenkilövalmentaja ja työyhteisövalmentaja, jolla on pitkä työkokemus henkilöstöjohtamisesta. Muutosneuvottelutuki ja siihen liittyvät käytännöt ovat tulleet kirjoittajalle tutuksi etenkin Nokian muutosten vuosina 2009-2010.