Läsnäoloa etänä
25.02.2021
Voiko etänä olla läsnä? Voiko etävalmennus olla onnistunut? Miten luoda läsnäolon tuntua etäkokoukseen ja etävalmennukseen? Näitä asioita pohtii valmentaja Sanna Vähänen.
Etävalmentamisen haasteet
Voiko etävalmennus olla onnistunut ja keskusteleva? Miten saan pidettyä kiinnostuksen yllä materiaaleja seuraten ja valmentajaa kuunnellen? Etävalmennuksessa ei osallistujat varmaan ole paljoa äänessä, voin siis samalla lukea sähköposteja. Koneen ääressä yksin istuminen on puuduttavaa, onkohan päivässä sopivasti taukoja?
Tunnistatko pohtineesi näitä itsekin etävalmennukseen tai etäkokoukseen osallistuessasi? Mikä on ollut kokemuksesi? Millainen on ollut onnistunut etätapaaminen?
Ei onnistu etänä – oma asenne
Virtuaalisesti vedettävät valmennukset ovat tulleet osaksi arkeamme. Osa organisaatioista reagoi pandemian alkaessa, että emme voi järjestää kehityspäiviä tai valmentaa esimiehiä tai työyhteisöä nyt, koska emme voi kokoontua kasvokkain. Toiset taas omaksuivat varsin nopeasti, että myös etätyöskentelyn aikana tehdyillä valinnoilla luomme organisaatiokulttuuria. Näemmekö uudessa tilanteessa mahdollisuuksia ja päätämmekö hyödyntää sitä? Asenne ja uskomukset ovat usein rajoittamassa uudistumistamme. Jos päätämme että ideointiriihet ja kehittämiskokoontumiset eivät nyt etänä onnistu, luommeko sillä luovuttamisen kulttuuria?
Saanko ihmiset aidosti osallistumaan?
Etätyökaluin toteuttavissa valmennuksissa on toki haasteena varmistaa, miten saan kaikki aidosti osallistumaan ja miten luon hyvän, luottamuksellisen ilmapiirin keskusteluille. Monella voi olla jokin aiempi kokemus etäpalavereista, että yhteyttä ei pääse muodostumaan osallistujien välille ja osallistuminen keskusteluun ei ole yhtä luontevaa kuin samassa tilassa kokoontuessa. Webkameroiden käytön puute ohjaa passiiviseen kuuntelijan rooliin ja jopa puuhaamaan sivusilmällä jotain muuta. Jälleen kerran, millaista etäkeskustelukulttuuria me luomme: kannustammeko käyttämään kameraa vuorovaikutuksen helpottamiseksi, osallistammeko kysymyksillä ja pienryhmäkeskusteluilla ja lyhyillä kommenteilla?
Myös sen huomioiminen, että keskustelu etävalmennuksessa ei välttämättä ole yhtä spontaania kuin kasvokkain ollen, auttaa valmentajaa suunnittelemaan tavat, jotka antavat tilaa kysymyksille ja kommenteille.
Luottamuksen rakentaminen on haastavaa etävalmennuksessa
Luottamuksellisen keskustelun rakentaminen kasvokkain ryhmän kanssa on toki helpompaa kuin virtuaalisesti. Samassa tilassa ollessasi aistit ryhmän energian ja tunnelman nopeasti, virtuaalisessa vuorovaikutuksessa et saa samalla tavalla kiinni sanattomasta ryhmädynamiikasta. Luottamusta voi kuitenkin rakentaa laittamalla oma persoona peliin, olemalla aidosti läsnä ja kuuntelemalla mitä ryhmä juuri nyt tarvitsee sekä osallistamalla esim. sopivalla virittäytymis- ja välikysymyksellä. Millä tavalla luot luottamusta kasvokkain? Sama tapa toimii todennäköisesti myös virtuaalikohtaamisissa.
Miten luon läsnäolon tuntua virtuaalivalmennuksessa?
Viesti ja viritä odotusarvo ennen valmennuksen alkua. Luo odotusarvo ja vahvista sitoutumista virtuaaliseen osallistumiseen viestimällä valmennuksesta etukäteen. Hyvä tapa virittää valmennuksen teemaan on lähettää ennakkotehtäväksi jokin teemaan liittyvä kysymys pohdittavaksi. Ennakkotehtävän purusta on myös luonteva aloittaa valmennus, jolloin varmistetaan että kaikki pääsevät heti alkuun ääneen. Valmennuksen materiaali on usein hyvä laittaa etukäteen tai vähintään valmennuksen ryhmäkeskustelun tehtävänannot, jolloin ne ovat pienryhmätyöskentelyssä helposti jokaisen käytettävissä.
Valmenna kuten olisitte luokkahuoneessa
Digitaalisissa kohtaamisissakin tärkeintä on läsnäolo. Kuvittele kohtaamis- ja vuorovaikutustilanteet livekohtaamisten kautta. Jättäisitkö esim. vastaamatta sinulle esitettyyn kysymykseen kasvokkain ollessasi?
Valmenna tai johda virtuaalista kohtaamista kuten olisitte livetilanteessa. Luo läsnäolon tuntua heti virtuaalisen tapaamisen alussa. Tervehdi valmennuksen alussa jokaista mukaan tulijaa henkilökohtaisesti. Aivan kuten tervehdit koulutustilaan tulevia osallistujia. Pienen eleen kautta luot osallistujalle tunteen, että hänet on huomioitu.
Varmista, että kaikilla on webkamerat päällä. Webkameroilla luot yhteisöllisyyden tunnetta ja osallistuminen helpottuu, kun näkee puhujan. Pystyt paremmin seuraamaan osallistujien ilmeitä, mukanaoloa ja esiin nousevia kysymyksiä. Tarkkaile, ohjaako virtuaaliympäristö vai osallistujat valmentamistasi. Aivan kuten luokkahuoneessa osallistujien kommenteista ja kysymyksistä nostat jonkin näkökulman esille, tee samoin myös etävalmennuksessa.
Luo odotusarvo keskustelemiseen heti alussa. Tee esittäytyminen ilman kalvoja, avaa päivän tavoitteet ja päivän ohjelma niin että näet osallistujien kasvot webkameroiden kautta. Näin luot oletusarvoa keskustelevasta valmennuksessa, ei luennosta.
Miten luoda yhteyttä ryhmän kesken? Tässä luonnollisesti auttaa paljon, jos osallistujat ovat toisilleen entuudestaan tuttuja. Luottamuksellisuutta voit kuitenkin lisätä sanoittamalla heti alussa virtuaalisen tapaamisen toimintatavat, esim. sopimalla ryhmän kanssa, että keskustelua käydään arvostavassa ilmapiirissä ja että kaikki keskustelu on luottamuksellista.
Pidä fokus osallistujissa
Virtuaalinen kohtaaminenkin voi olla onnistunut silloin kun pidän huomion ja kiinnostuksen osallistujissa. Toisinaan törmää etäkokouksiin, jossa materiaali on selkeästi ohjaamassa tapaamisen kulkua. Etävalmennuksessa huomio on hyvä pitää yhtä lailla osallistujien oppimisessa, oivallusten tuottamisessa, ajatusten ja näkemyksen jaossa. Valmentaja materiaaleineen vain ohjaa prosessia.
Suo riittävästi lyhyitä taukoja noin tunnin välein energiatason ylläpitämiseksi. Tunnista milloin on tauon paikka.
Pyydä tilaisuuden päätteeksi jokaisen osallistujan oma reflektio päivästä, mitä jäi päällimmäisenä oppina mieleen. Virtuaalisessa kohtaamisessa on yhtä lailla tarve tulla nähdyksi ja kuulluksi sekä kokea yhteisöllisyyttä muiden läsnäolijoiden kesken.
Kirjoittaja
Sanna Vähänen
Coach, KM, valmentaja
Alla muutama nosto etävalmennuksen palautteista:
”Erittäin hyvin vedetty etävalmennus. Saatiin tietoa/oppeja, keskusteltiin ja vaihdettiin ajatuksia ja koimme erinomaisen käytännön esimerkin hyvästä etäpalaverin vetämisestä.”
”Pienryhmähuoneet, hieno osallistaminen, aito kohtaaminen. Ammattitaitoinen läsnäoleva kouluttaja.”
Tarvitsetko sparrausta etäjohtamiseen, etätyöskentelykulttuurin muodostamiseen tai etäkohtaamisten järjestämiseen?