Sitowise: Ihmisläheisyys ja huumori järjestelmäuudistuksen ytimessä
01.07.2025
Sitowise: Ihmisläheisyys ja huumori järjestelmäuudistuksen ytimessä
Vuonna 2023 Sitowise, suomalainen suunnittelu- ja konsultointiyritys, otti vastaan merkittävän haasteen, noin 1 700 työntekijää koskeneen järjestelmäuudistuksen, joka muutti perustavanlaatuisesti työntekijöiden päivittäisiä toimintatapoja. Tällaiset muutokset herättävät usein vastarintaa ja epäluuloa, mutta Sitowise onnistui kääntämään tilanteen edukseen rakentamalla siitä inhimillisen, yhdistävän ja jopa innostavan kokemuksen. Tämä poikkeuksellinen työ toi Sitowiselle paikan HumanPower-kilpailun finalistina kategoriassa ”Ihmisläheisin työelämäteko.”
Vuoden 2023 loppupuolella alkanut järjestelmäuudistus koski yrityksen tärkeimpiä prosesseja; laskutusta, asiakashallintaa, projektinhallintaa ja työn raportointia. Työntekijöiden näkökulmasta se merkitsi uusien järjestelmien oppimista ja totuttujen toimintatapojen muuttamista. Sitowisen viestintäjohtaja Kirsi Lamminen kertoo, että aluksi tunnelmat työntekijöiden keskuudessa olivat epäilevät. ”Meillä oli alusta asti selvää, että tämä muutos ei herättäisi riemunkiljahduksia – kukaan ei halua uusia järjestelmiä, mutta vanhojen järjestelmien kanssa emme voineet jatkaa. Tämä oli pakko tehdä”, hän sanoo.
Sitowise päätti kohdata muutoksen tuomat tunteet ja haasteet avoimesti ja ihmisläheisesti. ”Hyväksyimme, että ihmiset saavat olla turhautuneita, ja halusimme kohdata sen rehellisesti. Ei ollut tarpeen peitellä sitä, että tämä muutos ärsytti monia, mutta samalla halusimme tehdä sen mahdollisimman helpoksi ja lähestyttäväksi”, Kirsi lisää.
Ihmisläheisyys muutosviestinnän keskiössä
Sitowisen järjestelmäuudistuksen viestintä rakennettiin työntekijöiden tunteiden ympärille. Viestinnän tavoitteena oli tarjota selkeitä vastauksia ja riittävästi tukea, mutta samalla luoda keveyttä ja iloa haastavan prosessin keskelle. Huumori nousi viestinnän keskiöön, ja esimerkiksi ”Sitowise News” -videot, joissa omat kollegat esittivät hauskoja uutislähetyksiä, tekivät vaikeasta asiasta lähestyttävän. ”Huumori oli avain siihen, että saimme ihmisten huomion ja kiinnostuksen. Emme pilkanneet ketään, vaan lähdimme keventämään aihetta tavalla, joka yhdisti ihmisiä”, Kirsi kertoo. Huumori on haastava laji, mutta uutiset nousivat työntekijöiden keskuudessa suureen suosioon, ja videot herättivät iloa ja keskustelua läpi koko yrityksen.
Työntekijät otettiin vahvasti mukaan viestinnän suunnitteluun. ”Keräsimme työntekijöiltä muutosmottoja, kuten ’Peruna kerrallaan,’ josta tuli valtava hitti. Se kiteytti koko prosessin henkeä; vaikeat asiat kohdataan yksi pala kerrallaan”, Kirsi nauraa. Fyysiset kohtaamiset, kuten kahvitilaisuudet vanhan järjestelmän ”eläkejuhlien” ja uuden järjestelmän ”avajaisjuhlien” merkeissä, toivat ihmiset yhteen ja antoivat mahdollisuuden jakaa kokemuksia.
Selkeys, tuki ja yhteishenki avainasemassa
Sitowise panosti vahvasti siihen, että jokainen työntekijä saisi tarvitsemansa tiedon ja tuen muutoksen eri vaiheissa. Viestintä oli monikanavaista ja kattavaa. ”Meillä oli intranet-artikkeleita, uutiskirjeitä, koulutuksia ja tukiklinikoita – aivan kaikkea, mitä tarvittiin, jotta ihmiset eivät jäisi yksin. Halusimme varmistaa, että viestit tavoittavat jokaisen ja että viestit olivat niin selkeitä kuin mahdollista”, Sitowisen viestintäjohtaja kertoo.
Huumorin ja yhteisöllisyyden lisäksi avoimuus oli olennainen osa ihmisläheistä lähestymistapaa. ”Annettiin lupa sanoa, että ärsyttää tai että ei osaa. Se oli tärkeää, jotta ihmiset kokivat, että heidän tunteensa otettiin huomioon. Samalla esihenkilöille annettiin valmiit työkalut ja materiaalit, jotta he pystyivät tukemaan tiimejään muutoksen keskellä”, Kirsi korostaa.
Onnistuminen, joka ylitti odotukset
Järjestelmäuudistus oli käytännön tasolla menestys. Liiketoiminta jatkui ilman notkahduksia, ja työntekijät ottivat uuden järjestelmän nopeasti käyttöön. Suurin saavutus oli kuitenkin henkinen. ”Tämä muutos loi yhteishenkeä ja ylpeyttä siitä, että selvisimme yhdessä näin haastavasta tilanteesta. Ihmiset nauroivat, keskustelivat ja kokivat, että heitä oli tuettu joka vaiheessa”, Kirsi kertoo. ”Lentävät lauseet, kuten ’Peruna kerrallaan,’ elävät edelleen arjessamme ja muistuttavat meitä siitä, että vaikeatkin asiat voidaan kohdata yhdessä.”
Kirsi nostaa esiin myös Sitowisen kulttuurin merkityksen onnistumisen taustalla. ”Meillä on kulttuuri, jossa uskaltaa kokeilla ja yrittää. Huumori oli tässä riskialtista, mutta meillä oli luottamus siihen, että se otetaan vastaan oikein. Tämä oli mahdollista vain siksi, että organisaatiossa on avoin ja kannustava ilmapiiri.”
Ihmisläheisyyden vaikutus laajemmassa mittakaavassa
Sitowisen järjestelmäuudistus osoittaa, että ihmisläheisyys voi olla ratkaisevaa organisaatiomuutoksissa. Kun työntekijät otetaan mukaan, heidän tunteensa huomioidaan ja heille annetaan tuki, vaikeistakin muutoksista tulee mahdollisuuksia vahvistaa yhteisöllisyyttä ja sitoutumista. Tämä muutos ei ollut vain tekninen hanke, vaan osoitus siitä, kuinka paljon organisaatio voi saavuttaa, kun se asettaa ihmiset etusijalle.
”Tämä oli järjestelmäuudistus, mutta ennen kaikkea se oli ihmisistä ja heidän tunteistaan huolehtimista. Se on minulle tässä kaikkein merkityksellisintä”, Kirsi kiteyttää. Sitowisen lähestymistapa muistuttaa, että inhimillisyys ja huumori eivät ole vain pehmeitä arvoja – ne ovat voimavaroja, jotka voivat tehdä vaikeasta muutoksesta yhdessä jaetun onnistumisen.